Für Vorstände und Ehrenamtliche
Verein digitalisieren: Mitglieder, Termine und Beiträge
Digitalisieren heißt nicht, alles auf einmal umzustellen. Meist beginnt es mit einer Frage: Welche Aufgabe im Verein kostet jede Woche die meiste Zeit? Die vier Themen unten zeigen, wie es heute oft läuft und wie derselbe Ablauf mit einer eigenen App aussehen kann.
Mitgliederverwaltung
Wer ist Mitglied, in welcher Gruppe, und wie ist die Person erreichbar?
So läuft es heute oft
- Eine Excel-Liste bei Kasse oder Schriftführung
- Beitrittserklärungen auf Papier, die abgetippt werden
- Adressänderungen per Zuruf oder E-Mail, die nicht immer in der Liste landen
- Mehrere Versionen der Datei im Umlauf
Mit einer eigenen App kann es so aussehen
- Eine gemeinsame Liste statt vieler Dateien
- Beitritt, Adressänderung und Austritt an einer Stelle erfassen
- Rollen: Gruppenleitungen sehen nur ihre Gruppe, die Kasse sieht die Beitragsdaten
- Auswertungen, zum Beispiel die Zahl der Mitglieder je Gruppe
Mehr zu Datenschutz und Grenzen von Excel: Mitgliederliste: Wann Excel reicht
Termine
Wann findet was statt, und wer kommt?
So läuft es heute oft
- Termine verteilen sich auf WhatsApp-Gruppen, Aushänge und E-Mails
- Hallenbelegung oder Probenplan stehen in einer eigenen Tabelle
- Absagen erfährt, wer gerade in den Chat schaut
- Auf der Website stehen Termine vom letzten Jahr
Mit einer eigenen App kann es so aussehen
- Ein Terminkalender, aus dem Website und Mitglieder dieselben Termine sehen
- Zu- und Absagen direkt beim Termin
- Erinnerungen vor dem Termin
- Vergangene Termine wandern ins Archiv statt in die Terminliste
Beiträge
Wer schuldet welchen Beitrag, und wer hat bezahlt?
So läuft es heute oft
- Beitragsrechnungen per Hand oder Serienbrief
- Zahlungseingänge werden mit dem Kontoauszug abgeglichen
- Mahnungen schreibt, wer gerade Zeit hat
- Beitragsstufen für Kinder, Familien und Fördermitglieder stehen in Fußnoten
Mit einer eigenen App kann es so aussehen
- Beitragsstufen sind am Mitglied hinterlegt
- Eine Übersicht zeigt, wer bezahlt hat und wer nicht
- Vorlagen für Zahlungserinnerungen
- Das Einziehen von Beiträgen ist ein eigener Schritt, zum Beispiel mit Lastschriftmandaten, und gehört nicht automatisch dazu
Tabelle, Software oder App im Vergleich, mit Rechenbeispiel zum Beitragseinzug: Mitgliederverwaltung im Verein
Kommunikation
Wie erfahren Mitglieder, was sie wissen müssen?
So läuft es heute oft
- Rundmails mit offenem Verteiler
- WhatsApp-Gruppen, in denen private Handynummern für alle sichtbar sind
- Wichtige Informationen gehen in langen Chats unter
- Neuigkeiten stehen auf der Website, sobald jemand Zeit hat
Mit einer eigenen App kann es so aussehen
- Mitteilungen an einzelne Gruppen, ohne Nummern oder Adressen weiterzugeben
- Wichtiges bleibt an einem Ort auffindbar
- Neuigkeiten für Mitglieder und Öffentlichkeit getrennt veröffentlichen
Wo Sie anfangen können
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Schritt 1: Website mit Terminen und Ansprechpartnern
Sie ist der sichtbarste Teil und schnell erledigt. Beginnen Sie mit Terminen, Ansprechpartnern und dem Weg zur Mitgliedschaft. Die Pflichtangaben finden Sie in der Checkliste.
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Schritt 2: Mitgliederliste aufräumen
Prüfen Sie, welche Angaben Sie wirklich brauchen, wer Zugriff hat und wo Kopien liegen. Das hilft in Excel genauso wie später in einer App.
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Schritt 3: Verwaltung bündeln
Wächst der Aufwand für Abgleiche, lohnt sich eine gemeinsame Anwendung für Mitglieder und Termine. Mitgliederverwaltung und Termine als App sind dafür als nächster Schritt vorgesehen.
Der erste Schritt: die Vereinswebsite
Beschreiben Sie Ihren Verein im Chat und erhalten Sie einen ersten Entwurf. Der erste Entwurf ist gratis. Die Anfrage läuft über webseite-mit-ki-erstellen.de.