Mitgliederliste: Wann Excel reicht

Eine Excel-Liste reicht, solange eine Person sie pflegt, nur nötige Angaben darin stehen und es genau eine aktuelle Datei gibt. Sobald mehrere Personen gleichzeitig ändern, Beiträge verfolgt werden oder Gruppen unterschiedliche Ausschnitte brauchen, wird die Tabelle zum Risiko für Fehler und für den Datenschutz.

Dieser Beitrag zeigt, woran Sie die Grenze erkennen, welche Spalten eine Mitgliederliste wirklich braucht und wie Sie eine bestehende Tabelle aufräumen. Mit „Excel“ ist hier jede Tabellenkalkulation gemeint, also auch LibreOffice Calc oder Google Tabellen.

Wann Excel reicht

Eine Tabelle ist kein schlechtes Werkzeug. Sie ist schnell angelegt, fast alle können sie bedienen, und sie verursacht oft keine zusätzlichen Kosten. Für viele kleine Vereine ist sie die richtige Wahl, wenn diese Bedingungen zutreffen:

• Eine Person pflegt die Liste, etwa die Schriftführung oder die Kasse. Eine zweite Person kennt Ablageort und Kennwort als Vertretung.
• Die Liste enthält nur Angaben, die Sie für die Mitgliedschaft brauchen.
• Es gibt genau eine Datei an einem festen Ort. Wer etwas ändern möchte, meldet es der zuständigen Person.
• Die Beiträge werden zu festen Terminen eingezogen, und Rückfragen bleiben überschaubar.

Ob Ihr Verein 40 oder 140 Mitglieder hat, ist dabei weniger wichtig als die Frage, wie viele Personen mit der Liste arbeiten. Eine sauber geführte Tabelle mit 300 Einträgen ist besser als drei Tabellen mit je 80, die niemand mehr zusammenführt.

Welche Spalten wirklich nötig sind

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verlangt in Artikel 5 Datenminimierung: Sie erheben nur, was Sie für den Zweck brauchen. Rechtsgrundlage für die Mitgliederdaten ist in der Regel die Mitgliedschaft selbst, also Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO. Gehen Sie Ihre Tabelle Spalte für Spalte durch:

Wie Einladungen verschickt werden, regelt Ihre Satzung; das Bürgerliche Gesetzbuch verlangt in § 58, dass sie die Form der Einberufung bestimmt. Schauen Sie dort nach, bevor Sie eine Spalte streichen oder hinzufügen.

Weniger Spalten bedeuten weniger Arbeit. Ein Verein mit 120 Mitgliedern und 14 Spalten pflegt 1.680 Felder. Streicht er vier Spalten, die er nicht braucht, sind es 1.200 Felder. Das sind 480 Angaben weniger, die geschützt, aktualisiert und irgendwann gelöscht werden müssen.

Rechenbeispiel: Was der Abgleich kostet

Die Grenze einer Tabelle zeigt sich selten an der Zahl der Zeilen, sondern am Abgleich zwischen mehreren Kopien. Ein durchgerechnetes Beispiel mit angenommenen Werten:

Setzen Sie Ihre eigenen Werte ein. Entscheidend ist der Faktor: Jede zusätzliche Kopie vervielfacht den Aufwand und die Stellen, an denen ein Fehler entstehen kann.

Warnsignale für einen Wechsel

• Mehrere Versionen der Datei kreisen per E-Mail, mit Namen wie „Mitglieder_final_neu2.xlsx“.
• Adressänderungen kommen an, landen aber nicht in der Liste.
• Trainerinnen, Übungsleiter oder Gruppenleitungen erhalten die komplette Liste, obwohl sie nur ihre Gruppe brauchen.
• Beiträge werden von Hand mit dem Kontoauszug abgeglichen, und Rücklastschriften fallen erst Wochen später auf.
• Nach einem Austritt weiß niemand, wo noch Kopien der Daten liegen.
• Nur eine Person versteht die Farben, Formeln und Abkürzungen in der Datei.

Treffen zwei oder mehr dieser Punkte zu, lohnt es sich, über eine gemeinsame Lösung nachzudenken. Ein einzelnes Warnsignal lässt sich meist durch Aufräumen beheben.

Datenschutz in der Tabelle

Auch eine einfache Tabelle muss die Regeln der DSGVO einhalten. Diese Punkte kommen in Vereinen am häufigsten vor:

• Zugriff begrenzen: Nur wer die Daten für seine Aufgabe braucht, bekommt sie. Gruppenleitungen erhalten einen Auszug mit den Angaben ihrer Gruppe.
• Datei verschlüsseln: In Excel geht das über „Datei“, „Informationen“, „Arbeitsmappe schützen“ und „Mit Kennwort verschlüsseln“. Artikel 32 DSGVO verlangt angemessene technische Schutzmaßnahmen.
• Speicherort festlegen: Die Liste gehört nicht auf die privaten Geräte mehrerer Personen. Liegt sie in einem Cloud-Speicher, ist dessen Anbieter ein Auftragsverarbeiter; dann brauchen Sie einen Vertrag nach Artikel 28 DSGVO.
• Weitergabe prüfen: Geben Sie Daten an Dachverbände oder Dritte nur im erforderlichen Umfang weiter.
• Verzeichnis anlegen: Artikel 30 DSGVO verlangt ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten. Die Ausnahme für kleine Organisationen gilt nicht, wenn die Verarbeitung nicht nur gelegentlich erfolgt. Eine laufend geführte Mitgliederliste ist keine gelegentliche Verarbeitung.
• Löschen nach dem Austritt: Löschen Sie Daten, die Sie nicht mehr brauchen. Für Unterlagen der Buchführung können Aufbewahrungsfristen gelten.

Die Liste in fünf Schritten aufräumen

Bevor Sie über neue Werkzeuge nachdenken, bringen Sie die vorhandene Liste in Ordnung. Das lohnt sich in jedem Fall: Eine aufgeräumte Tabelle lässt sich später auch leichter in eine Software oder App übernehmen.

1. Eine Hauptdatei festlegen. Gleichen Sie alle Kopien mit ihr ab und löschen Sie die Kopien danach.
2. Spalten prüfen. Streichen Sie, was keinen Zweck hat, und vereinheitlichen Sie Schreibweisen, etwa bei Datumsangaben.
3. Bankdaten trennen. Legen Sie IBAN und Mandatsreferenz in einer eigenen Datei ab, die nur die Kasse öffnen kann.
4. Schutz und Sicherung einrichten. Kennwort zum Öffnen setzen, eine Sicherung an einem zweiten Ort ablegen, eine Vertretung benennen.
5. Ausgetretene Mitglieder prüfen. Entscheiden Sie, welche Angaben noch gebraucht werden und welche gelöscht werden können.

Planen Sie dafür einen festen Termin ein, zum Beispiel vor der nächsten Mitgliederversammlung. Dann ist die Einladungsliste gleich auf dem aktuellen Stand.

Wann sich der Umstieg lohnt

Eine gemeinsame Mitgliederverwaltung bringt eine Liste statt vieler Dateien, Rollen für Kasse und Gruppenleitungen und einen Überblick über offene Beiträge. Der Umstieg lohnt sich, wenn die Warnsignale zunehmen oder Ehrenamtliche viel Zeit mit Abgleichen verbringen.

Welche Form passt, also Tabelle, fertige Vereinssoftware oder eigene App, vergleicht der Beitrag Mitgliederverwaltung im Verein: Tabelle, App oder Software?. Auf der Seite Verein digitalisieren sehen Sie den heutigen Weg und den Weg mit einer eigenen App nebeneinander.