Vereinswebsite im Team pflegen

Eine Vereinswebsite bleibt aktuell, wenn die Inhalte nach ihrem Änderungsrhythmus aufgeteilt sind und jede Aufgabe eine feste Ansprechperson samt Vertretung hat. Dann bleibt der Aufwand pro Person klein, und die Seite überlebt auch eine Vorstandswahl.

Dieser Beitrag zeigt, wie Sie die Pflege aufteilen, wie viel Zeit realistisch zusammenkommt und was nach einem Wechsel im Vorstand zu tun ist.

Inhalte nach Änderungshäufigkeit sortieren

Nicht alles auf der Website muss gleich oft angefasst werden. Eine einfache Dreiteilung hilft bei der Planung:

• Selten: Satzung, Impressum, Datenschutzerklärung, Vereinsgeschichte. Prüfen Sie diese Inhalte einmal im Jahr und nach jeder Wahl oder Satzungsänderung.
• Regelmäßig: Termine, Ansprechpersonen, Trainings- und Probenzeiten. Prüfen Sie diese Inhalte jeden Monat oder zu Saisonbeginn.
• Laufend: Neuigkeiten und Fotos. Sie entstehen nach Veranstaltungen und brauchen die Einwilligung der abgebildeten Personen.

Der Nutzen dieser Einteilung: Die seltenen Inhalte landen beim Vorstand, die laufenden bei den Menschen, die bei den Veranstaltungen dabei sind. Niemand muss alles im Blick behalten.

Zuständigkeiten festhalten

Schreiben Sie auf eine Seite, wer für welchen Bereich zuständig ist, wer vertritt und wie oft geprüft wird. Nennen Sie Funktionen statt Namen, dann bleibt der Plan auch nach einer Wahl gültig. So könnte der Plan eines Vereins mit Jugendabteilung aussehen:

Wichtig ist die letzte Zeile: Eine Person bündelt alle Wünsche. Die anderen liefern zu, ändern aber nicht selbst.

Rechenbeispiel: So verteilt sich der Aufwand

Wie viel Zeit kommt zusammen? Der Pflege-Rechner arbeitet mit Voreinstellungen, die Sie anpassen können. Mit diesen Werten sieht die Rechnung so aus:

Teilen sich zwei Personen die Arbeit, sind es knapp 2 Stunden pro Person und Monat, bei drei Personen 75 Minuten. Der größte Posten sind die Berichte mit 90 von 225 Minuten, also 40 Prozent. Wer hier spart, etwa mit einem Bericht statt zwei pro Monat, entlastet das Team am stärksten.

Änderungen sammeln statt einzeln umsetzen

Werden Änderungen im Chat als normale Sätze beschrieben, braucht niemand HTML-Kenntnisse. Wichtiger als die Technik ist dann die Absprache: Eine Person sammelt die Wünsche der anderen, formuliert sie gebündelt und prüft das Ergebnis, bevor es online geht. So ändern nicht zwei Ehrenamtliche gleichzeitig denselben Termin auf unterschiedliche Weise.

Eine gute Änderungsbitte nennt Seite, Inhalt, Zeitpunkt und Ansprechperson. Zum Beispiel:

Sammeln Sie solche Bitten in einer gemeinsamen Notiz oder einem festen E-Mail-Postfach, etwa einer Funktionsadresse für die Website. Wie das Vorgehen per Chat aussieht, lesen Sie unter „So entsteht Ihre Vereinswebsite per Chat“.

Einen festen Punkt in der Sitzung vereinbaren

Nehmen Sie die Website als festen Tagesordnungspunkt in die Vorstandssitzung auf. Zehn Minuten genügen, wenn Sie kurz diese Fragen durchgehen:

• Stimmen die kommenden Termine, und sind vergangene Termine entfernt oder im Rückblick?
• Sind Ansprechpersonen und Funktionsadressen noch richtig?
• Gibt es Berichte oder Fotos, für die alle nötigen Einwilligungen vorliegen?
• Gibt es Änderungswünsche, die gesammelt umgesetzt werden sollen?
• Steht eine Wahl, eine Satzungsänderung oder ein Umzug an, der die Pflichtangaben betrifft?

Bei zehn Sitzungen im Jahr sind das rund 100 Minuten, die viele spätere Korrekturen ersparen. Halten Sie im Protokoll fest, wer welche Änderung bis wann weitergibt.

Nach der Vorstandswahl

Ein Wechsel im Vorstand betrifft die Website unmittelbar. Das Impressum nennt die vertretungsberechtigten Personen (§ 5 DDG), Ansprechpersonen und Funktionsadressen ändern sich. Zugleich muss der Vorstand jede Änderung des Vorstands zur Eintragung ins Vereinsregister anmelden (§ 67 BGB). Arbeiten Sie nach jeder Wahl eine kurze Übergabeliste ab:

1. Impressum: Namen des vertretungsberechtigten Vorstands aktualisieren. Die einzelnen Angaben finden Sie in der Checkliste Pflichtangaben und im Beitrag Impressum für Vereine.
2. Ansprechpersonen und Funktionsadressen prüfen.
3. Zuständigkeiten im Plan übergeben und ausgeschiedene Personen aus Verteilern nehmen.
4. Zugänge übergeben und Kennwörter ändern, die ausgeschiedene Personen kannten.
5. Texte prüfen, in denen frühere Funktionsträger namentlich vorkommen.

Zugänge und Wissen sichern

Viele Vereinswebsites veralten nicht, weil niemand sie pflegen will, sondern weil der Zugang mit einer Person verschwindet. Sichern Sie deshalb drei Dinge:

• Domain und Verträge auf den Verein: Die Adresse der Website und die Verträge laufen auf den Verein, nicht auf ein Mitglied privat.
• Zugänge doppelt hinterlegen: Mindestens zwei Vorstandsmitglieder kennen die Zugangsdaten. Ein Passwort-Manager mit gemeinsamem Tresor oder ein versiegelter Umschlag beim Vorsitz sind übliche Wege.
• Wissen aufschreiben: Eine halbe Seite genügt: Wo liegt die Website, wer ist der Anbieter, wie gibt man eine Änderung in Auftrag, wo liegen Fotos und Einwilligungen?

Neue Helferinnen und Helfer einbinden

Wer neu dazukommt, traut sich an eine ganze Website selten heran, an eine klar umrissene Aufgabe dagegen schon. Bieten Sie deshalb kleine, abgeschlossene Aufgaben an: die Fotos vom Sommerfest auswählen, die Termine der Jugend vor Saisonbeginn prüfen oder einen kurzen Bericht über das Turnier schreiben.

Eine Vorlage für Berichte erleichtert den Einstieg. Sie fragt nach Anlass, Datum und Ort, nach einem Satz zum Ergebnis, nach einem Foto mit Einwilligung und nach der Person, die für Rückfragen bereitsteht. Das spart auch Zeit: Sinkt der Aufwand je Bericht durch die Vorlage von 45 auf 30 Minuten, spart der Verein bei zwei Berichten im Monat 30 Minuten, aufs Jahr gerechnet 6 Stunden.

Lassen Sie neue Helferinnen und Helfer zunächst mitlaufen und übertragen Sie ihnen danach eine Vertretung. Nennen Sie Verfasserinnen und Verfasser unter ihren Berichten, wenn sie das möchten. Sichtbare Anerkennung ist im Ehrenamt oft die wichtigste.